EL BRIEFING

Número DIECISIETE

El 80% del éxito se basa simplemente en insistir…

Espero se encuentren teniendo unas felices Pascuas. Continuando con lo referente a la metodología de procesos de mejora que finalmente nos lleven a la implantación de un Sistema de Hospitalidad en nuestros negocios - no importando la especialidad, hablábamos en nuestra anterior intervención del inicio del proceso y la importancia de escuchar. Pues bien, ahora me gustaría referirme a otra parte del proceso tan importante como la primera - aquello que se refiere al seguimiento y de ahí la frase con la que inicio esta intervención la cual podría referirse a la perseverancia pero es igualmente aplicable al tema del Seguimiento y el no desistir en el intento.

El compromiso y el manejo del tiempo son vitales en un proceso de mejora ( siempre lo son ) y es cierto que al estar trabajando con individuos, cada uno tenemos nuestra percepción al respecto. La unificación de criterios con respecto al proceso adquiriendo compromisos, personas responsables y tiempos es por lo tanto estratégico ya que quiero pensar que cualquier proceso que deseemos implementar en nuestras organizaciones será altamente interdependiente: participaran diferentes áreas, las cuales dependen del avance de otras, etc.

Una vez que hayamos definido los primeros pasos es por lo tanto vital el adquirir compromisos de personas o de equipos y asignar un responsable dentro de esos equipos. De igual forma importante es el asignar tiempos y fechas de entrega. Está claro que en algunos casos, al entrar en terrenos desconocidos, se puede dar el caso en que no se sepan los tiempos requeridos pero debemos de hacer nuestra mejor estimación y adquirir el compromiso. Si en el proceso vemos que requerimos mayor tiempo por alguna situación, se puede advertir al coordinador al respecto e informar al resto del equipo de ello pero nunca, bajo ninguna circunstancia, dejar los temas en abierto, sin tiempos de entrega y sin asignar una persona responsable. Todo ello deberá quedar por escrito y deberá ser circulado a los participantes o encargados de grupos de trabajo para que estén confirmados en su compromiso y el de los otros. Esto es especialmente importante en el caso de que haya dependencias entre los equipos o los individuos ya que un equipo puede estar esperando la información del otro para poder avanzar.

Y tal vez lo mas importante, incluir en nuestro programa, fechas de seguimiento por parte del coordinador. Si no vamos a dar adecuado seguimiento a los procesos, es mejor que no iniciemos el proceso de cambio. Como líderes, está en juego nuestra credibilidad, la del proceso y el de la organización.

Lo mismo aplica al resultado final. Una vez que tengamos un panorama de lo que debemos hacer, deberemos repetir la estrategia: compromisos y tiempos y tan importante el seguimiento. A este último proceso deberemos de agregar lo referente a la comunicación con el equipo que inicialmente participó del proceso. Esto es importante para mantener procesos sanos: que haya un sistema de reporte en el cual se informan de los avances, de los compromisos, de los logros y de aquellas cosas o temas que quizá no podremos resolver o abordar por el momento y los motivos para ello. Esto nuevamente, le da credibilidad a los procesos y al líder.

Si no piensas hacer nada con lo que la gente de tu equipo te ha compartido, lo mejor es que no inicies el proceso ya que no hay cosa que haga más daño a una organización o comunidad que la falta de credibilidad en ella y en sus líderes.

Buen Briefing!

ECdR