EL BRIEFING
Número CATORCE
Un problema es solo una pregunta disfrazada; la solución llega cuando te atreves a escucharla con calma.
El escrito compartido la semana pasada trajo consigo preguntas acerca de cómo abordar las situaciones descritas. Para ambas tendría una respuesta parecida: Hay que volver a las bases.
En los casos a los cuales hice referencia específicamente: la falta de seguimiento a un compromiso y fallas básicas en la secuencia de servicio, puesto que estamos en ese caso tratando con equipos ya existentes y con experiencia, considero que hay que volver a la base - y esto lo digo no tan solo en sentido metafórico sino también en términos reales.
Una práctica que siempre arroja los mejores resultados son las reuniones cara a cara con los involucrados en la temática correspondiente. Siempre, invariablemente, encontré las mejores respuestas en los equipos de trabajo. Primeramente, porque son ellos los que experimentan y hasta padecen, cuando hay algo que está “trabando” el flujo de trabajo y también, debido a que ellos son los que viven las situaciones y por lo tanto, la mayoría de las veces, son ellos los que tienen la solución a la situación que se nos presenta.
Las reuniones con “la base”, sin intermediarios, son siempre por demás provechosas - recordando que las jerarquías en toda organización existen y que los altos mandos generalmente poseen toda la autoridad pero carecen de información de primera mano y a la inversa, las personas que ocupan posiciones a nivel base poseen la información pero carecen de autoridad para llevar a cabo los cambios requeridos.
Entonces, empecemos por ahí, hablando en una reunión abierta donde se exponen las situaciones que queremos tratar. Es importante atender a la misma debidamente preparados - esto es, con información precisa acerca de las situaciones que se han presentado y más que nada, dispuestos a escuchar. Es importante que durante dicha reunión se sienten algunas reglas - esto con el fin de mantenernos enfocados. Cuando estamos intentando tener mayor intel acerca de lo que está ocurriendo, es importante que no tratemos otros temas ni desviemos la atención del que nos ocupa. Si surgieran otros temas que no están directamente relacionados, tomaremos nota y hablaremos de ellos después - haciendo un compromiso al respecto.
Por otra parte, es igualmente importante, a fin de sacar el mayor provecho de la reunión, que se compartan algunas reglas básicas, como lo pueden ser: en la misma cada quien habla a título personal y no está permitido hablar a nivel de grupo usando el: “Nosotros”, “Ellos” ( esto previene que los líderes informales tomen la batuta y no permitan que los demás participen ). Debe quedar claro que en la reunión nadie representa a nadie y todos los que tengan algo que decir, lo harán a título personal. Si hay algo que ya fue dicho, dicho está. No nos repetiremos o bien no hablaremos de lo que alguien más ya dijo y por último, es importante participar - hablar, contribuir a la reunión. Si alguna persona no desea contribuir, no lo forzaremos pero es importante hacerle(s) saber que está (n) perdiendo una gran oportunidad y que nos interesa escuchar lo que tenga(n) que decir.
Durante la reunión es importante que el Líder se haga acompañar de otra(s) persona(s) - no demasiadas, de tal forma que alguien tome nota de lo conversado y de los compromisos adquiridos. Es útil, que dicho(s) acompañante(s) actúe(n) de “escucha(s)” ya que con ellos podremos después “rebotar” algunas ideas, para estar seguros de que todos entendimos lo mismo. Es importante que dicho o dichos participantes no sean personas que puedan coartar la libertad de expresión de los invitados a la reunión inclusive con su sola presencia.
Y sobre todo: tomar acción y darle seguimiento a los puntos analizados. De más está decir que la credibilidad en el Líder es un fundamento. Con comunicación y seguimiento y resultados, se refuerza dicha credibilidad. Si no pensamos hacer nada al respecto, mejor no llamar a la reunión.
Periódicamente hay que comunicar los avances al grupo que participó de la reunión y ensalzar los éxitos!
Es de esperarse que de dichas reuniones surjan otras necesidades como pueden ser aquellas de capacitación o comunicación, ajustes en procedimientos, pero … no especulemos, mejor escuchemos lo que nos dice el equipo.
¡Buen Briefing!
ECdR
