EL BRIEFING
Número DOS
El consejo … bueno es.
Y es por ello que lo tomo y ahondo en el tema del Briefing - y en cual seria la estructura adecuada para un buen briefing en tiempos actuales, tomando en cuenta que hoy día contamos con innumerables herramientas de comunicación. De manera breve respondería que deberíamos de aplicar la siguiente regla: tecnología para informar, presencia física para inspirar.
En el mundo de la Hospitalidad tradicional - y con ello me refiero a hoteles, restaurantes, spas, lugares para eventos o cualquier operación de servicio - el briefing diario es, como lo mencionaba en mi anterior post, uno de los momentos más influyentes para el desempeño del equipo. Sigue siendo el espacio donde se alinean objetivos y se refuerza la cultura del servicio - más allá de intercambiar información operativa.
Pero hoy, con herramientas digitales al alcance de todos, ha llegado el momento de replantear su estructura. La pregunta fue clara: ¿Qué debe comunicarse digitalmente y que debe reservarse para el cara a cara?
A continuación les propongo un estructura moderna, práctica y adaptada a los ritmos actuales y no tan solo para los negocios de Hospitalidad tradicionales, sino para todo tipo de negocio:
Pre-briefing digital: la información que no necesita presencia
Antes de llegar al encuentro presencial, el equipo puede recibir - y revisar - información funcional u operativa a través de plataformas como WhatsApp, Workplace, Notion, Slack o cualquier sistema interno.
Este contenido puede enviarse con antelación:
Volumen del negocio previsto para el día. Cuestiones que deben cumplirse ese preciso día por así haberse ya comprometido. Esto equivaldría en un hotel a la ocupación, prevista, llegadas de grupos, clientes VIP, etc.
Cambios de último momento ( equipos, inventarios, tiempos de entrega ).
Cuestiones que aplican específicamente para ese dia - productos para el Dia de los Enamorados - lo que sería el equivalente al Menu del Dia en un restaurante o un producto que queremos mover en ese dia especifico.
KPIs - información de los indicadores del día anterior ( tiempo de respuesta, NPS, upselling, productividad.
Cuestiones relacionadas con protocolos o recordatorios estándar ( uniformes, seguridad, mantenimiento ).
El objetivo es liberar el briefing físico de datos que pueden consumirse de forma asincrónica. Cuando la tecnología se usa bien, el equipo llega ya informado y el tiempo cara a cara se vuelve mucho más valioso.
Beneficio Claro: El Briefing presencial se acorta y se vuelve más significativo.
2. Briefing presencial: el tiempo reservado para lo que solo ocurre “en persona”
Este momento debe ser breve, potente y emocionalmente relevante. Aquí se construye equipo, se alinea la actitud y se inspira. Los elementos esenciales del briefing cara a cara son:
Bienvenida y mood del día: El líder marca el tono - energía positiva, claridad, enfoque.
Reforzamiento Cultural: Recordatorios sobre el estándar de Hospitalidad, valores del negocio y ejemplos de servicio memorable. Nada motiva más que escuchar anécdotas reales dentro del equipo.
Espacio para dudas y retroalimentación: Lo que fue enviado digitalmente puede generar preguntas. El briefing presencial permite escucharlas, aclararlas y ajustar.
Inspiración y propósito: Breves mensajes que recuerdan “por qué hacemos lo que hacemos” - cuidar, sorprender, anticipar.
Micro-training: 1 a 3 minutos para reforzar una habilidad - como saludar, como cerrar una interacción, como manejar un reclamo. En persona este entrenamiento es mucho más efectivo.
Cierre empoderador: Un mensaje final que de energía y foco operativo.
En la siguiente intervención abordaremos lo que sigue al Briefing y el Rol del Líder en un Briefing moderno.
¡Buena Semana y Buen Briefing!
ECdR
